A2C - Consulenza tecnica specialistica Altre News La gestione del tempo con la matrice Eisenhower
La gestione del tempo con la matrice Eisenhower
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Eisenhower-1Il tempo è la risorsa più preziosa che esista. Occuparsi della gestione del tempo significa fare di più e quindi guadagnare di più, e significa anche dare la priorità alle cose veramente importanti. Esistono vari software e strumenti per gestire il tempo, come ad esempio una "To Do List" o Google Calendar, però prima affidarsi a questi mezzi è necessario avere una visione di insieme del modo a cui dare le priorità alle azioni.

 

Uno degli strumenti al contempo più semplici e più efficaci, per capire i criteri con cui gestire il proprio tempo, è la matrice del Generale Eisenhower, Comandante degli eserciti alleati durante la seconda guerra mondiale.

Il concetto chiave della matrice di Eisenhower è che :"Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante". Questo significa che solo poche cose si debbono fare subito. Per il resto si può programmare, delegare o non fare. Prendiamo un foglio di carta e tracciamo degli assi cartesiani, mettiamo sull'ascisse l'urgenza e sull'ordinata l'importanza.

Avremo quindi 4 quadranti:

  • importante e urgente
  • importante e non urgente
  • non importante e urgente
  • non importante e non urgente

Eisenhower-2

Facciamo degli esempi:

  • sono attività importanti e urgenti: i progetti in scadenza o le telefonate ai clienti, o i pagamenti in scadenza; cioè sono attività da eseguire al più presto e di persona; il concetto base da cui partire è: non farti gestire dagli impegni, ma gestiscili tu.
  • sono importanti e non urgenti: i corsi di formazione, i controlli medici, le nuove opportunità di business; cioè sono attività da programmare; il concetto è che bisogna gestirli con una "To Do List", cioè una lista di cose da fare con priorità e scadenze; che può essere sia banalmente cartacea e sia con un software. Ad esempio Google Calendar o Google Task possono essere molto utili, oltre ad essere gratuiti.
  • sono non importanti e urgenti: le riunioni superflue o le mansioni che non ci competono; cioè sono attività da delegare; il concetto chiave è che non sono importanti e quindi rubano tempo alle attività importanti, per cui quando è possibile è meglio farle fare ad altri o in estrema alternativa non farle.
  • sono non importanti e non urgenti: rispondere a email o telefonate pubblicitarie, sfogliare TIK TOK o i profili Facebook; sono quindi attività da eliminare; il concetto è che non solo fanno perdere tempo ma possono essere una scusa psicologica per non fare cose importanti ma noiose.

Tutto ciò può essere riassunto con l'acronimo TIME, dove:

  • T sta per Tassativo
  • I sta per Indispensabile
  • M sta per Mansione
  • E sta per Eliminabile.

E corrispondono ai 4 quadranti che abbiamo visto. Il trucco per gestire in modo più produttivo il tempo e non sprecarlo. Quindi, in primo luogo eliminare le distrazioni, poi delegare le cose non importanti. Ed infine quelle importanti, gestirle con una To Do List. Secondo Eisenhower quello che rimane, cioè quello che è sia urgente e sia importante, si tratta di pochissime attività e quindi si possono gestire facilmente. Quindi, riassumendo, la cosa a cui porre massima attenzione è che le cose importanti devono essere gestite con la To Do List e non devono scadere, e quindi non devono diventare anche urgenti.

Facendo in questo modo non sono gli impegni che gestiscono noi, ma siamo noi a gestire gli impegni.

 

 

Per approfondimento:

Tempo

 

 

 

 

Per chi vuole ascoltare l'articolo sotto forma di podcast:

 

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Ultimo aggiornamento Mercoledì 03 Febbraio 2021 21:58
 

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