A2C - Salerno

La negoziazione è il modo di raggiungere i propri obiettivi attraverso uno scambio di informazioni volto a raggiungere un accordo con una controparte. La negoziazione necessità sia di capacità razionali (50%) e sia di competenze di tipo psicologico (50%). Si compone principalmente di 3 fasi distinte: la preparazione dell'incontro, le manovre di consolidamento ed il confronto con le controparti. Le manovre sono particolarmente importanti quando ciò che proponiamo ha poca importanza per la controparte; in tal caso occorre lavorare sulla fase preparatoria per cercare di consolidare la posizione e per fargli dare maggiore valore agli occhi della controparte.

La negoziazione è un processo tra entità che scendono a compromessi per concordare questioni di reciproco interesse, ottimizzando le loro utilità individuali. Questo risultato positivo può essere per tutte le parti coinvolte, o solo per una o alcune di esse. I negoziatori devono comprendere sia il processo di negoziazione e sia il modo di lavorare degli altri negoziatori, in modo da aumentare le loro possibilità di concludere accordi favorevoli, evitare conflitti, stabilire relazioni con altre parti e ottenere profitti. La mediazione è una particolare forma di negoziazione con un catalizzatore di terze parti, che aiuta le parti in conflitto a negoziare quando non possono farlo da sole. La negoziazione può essere contrapposta all'arbitrato, dove la decisione spetta alla terza parte, e le parti in conflitto si impegnano ad accettarla. In ambito commerciale si utilizza la "Negoziazione distributiva", anche detta "Negoziazione dura", che implica che qualsiasi guadagno ottenuto da una parte sia a scapito dell'altra e viceversa. Nell'approccio distributivo ogni negoziatore lotta per la fetta più grande possibile della torta, quindi le parti tendono a considerarsi l'un l'altra più come un avversario che come un partner e ad adottare una linea più dura. Secondo la "Prospect Theory" dato che le persone valutano le perdite più dei guadagni e sono più avverse al rischio che non alle opportunità, è probabile che la contrattazione di convergenza di concessione sia più aspra e meno produttiva di un accordo di tipo non commerciale. Per tale ragione viene detta "dura". 

La negoziazione può essere formale, quando ci si siede ad un tavolo in maniera ufficiale, o informale, quando si prende un accordo in maniera ufficiosa; spesso, la fase pre-negoziale usa la prassi informale. Il negoziato può avere come fine l'instaurazione di un rapporto di cooperazione o la risoluzione di un conflitto e a volte può terminare anche in maniera brusca. 

Esistono 3 modelli negoziali:

• Il modello della concessione-convergenza prevede un obiettivo quantificabile che possa essere oggetto di scambio tra gli attori.
• Il modello della formula-dettagli prevede una prima fase in cui vengono dettate le condizioni negoziali e una seconda fase in cui avvengono i negoziati veri e propri.
• Il modello della costruzione progressiva, che prevede una serie di tappe ben distinte.

Nelle trattative commerciali di solito il modello è quello della concessione-convergenza. Solo nelle trattative particolarmente complesse si utilizzano gli altri due modelli.

In merito alla riuscita dei negoziati, ci sono due teorie contrapposte:

• Secondo la prima, può potenzialmente esserci sempre un esito positivo in una negoziazione.
• Secondo l'altra è possibile un accordo solo quando c'è l'incontro di proposte, obiettivi e condizioni minime dei due attori, ossia la loro conciliabilità.

La negoziazione ha componenti emotive e razionali. In una trattativa condotta dall’emotività si possono commettere grossi errori, per cui è necessario passare sempre ad una negoziazione trainata dalla razionalità. 

Preparazione alla trattativa

La preparazione alla trattativa è fondamentale per procedere in maniera razionale. Occorre innanzitutto conoscere il proprio obiettivo, non in termini generici, ma prendendo in esame anche gli obiettivi secondari. Occorre poi prendere atto e conoscere i propri punti di forza e di debolezza. Poi è necessario raccogliere informazioni sulla controparte; in particolare:

• chi decide? che tipo di struttura decisionale hanno?
• chi è il negoziatore? che esperienza ha?
• cosa sanno di noi?
• che obiettivi potrebbero avere?

Nel caso di trattative complesse è necessario predisporre un “Regolamento di trattativa” in cui è indicato:

• Quante persone e chi prenderà parte alla trattativa.
• Data e ora di inizio, con eventualmente anche l’ipotesi di una eventualità di sviluppo in più incontri.
• Luogo/luoghi in cui si svolgerà. Di solito il costo dell'incontro è offerto da chi lo ospita.
• Eventuali dettagli sul modello negoziale (concessione-convergenza, formula-dettagli oppure costruzione progressiva).

Poi occorre prepararsi su: cosa fare se non si raggiunge l’accordo, e cosa fare in caso, invece, nell’eventualità si raggiunga l’accordo. Se si ha possibilità e tempo, si può creare per ogni ipotetica alternativa di accordo un piano di azioni da svolgersi subito dopo la conclusione. In tale maniera si è subito pronti a portare a vantaggio l’accordo stipulato.
Infine, prima di iniziare una trattativa, occorre costruire una "trincea degli interessi", in modo da avere ben chiaro l’obiettivo che si vuole raggiungere, compresi i benefici secondari. Per fare ciò occorre:

• Ricercare tutti i possibili interessi secondari che si potrebbe avere nell’accordo. Capire inoltre quali siano quelli significativi e quali invece siano quelli sui quali si può cedere (non significativi).
• Monetizzare tutti gli interessi (in modo da semplificare la trattazione). Ad esempio: un beneficio in pubblicità potrebbe essere valutato 1000€.
• Stabilire l’importo relativo all’obiettivo primario e sommarlo con tutti i benefici significativi secondari. Si otterrà la “posizione desiderata”.
• Stabilire una “posizione dichiarata”, con cui si inizierà la trattativa, sommando alla “posizione desiderata” anche qualche beneficio non significativo.

A questo punto all’inizio della trattativa ci si dovrà muovere tra la “posizione dichiarata” e la “posizione desiderata”. Si può anche ottenere un obiettivo principale minore, purchè l’importo complessivo dell’accordo non sia mai inferiore alla “posizione desiderata”.

Esempio di costruzione di una "trincea degli interessi":
- Fornitura (obiettivo principale): 5000€ di vantaggio
- Dilazione pagamenti (obiettivo secondario significativo): 1000€ di vantaggio
- Consegna a carico della controparte (obiettivo secondario significativo): 300€ di vantaggio
- Possibilità di pubblicità sul sito web dell’accordo (obiettivo secondario non significativo): 200€
- Presentazione ad altri partner della controparte (obiettivo secondario non significativo): 500€
Quindi:
- “posizione desiderata” = 5000€ + 1000€ + 300€ = 6300€
- “posizione dichiarata” = 6300€ + 200€ + 500€ = 7000€
Si partirà la trattativa chiedendo alla controparte un accordo che possa dare il vantaggio di 7000€ e si potrà nel prosieguo scendere a 6300€. Se ad esempio venisse proposto un vantaggio derivante dall’obiettivo principale inferiore a 5000€, si potrà accettare a patto si compensi in modo che il vantaggio complessivo rimanga di almeno 6300€ (ad esempio: 4400€ + 1000 + 300 + 200 + 500 = 6400€ ).
La "trincea degli interessi" è quindi fondamentale per capire, in modo razionale, in corso d’opera quando è possibile accettare e quando occorre declinare una proposta.

Bilancio di una trattativa

Il bilancio di una trattativa si compone della somma monetizzata di:

tempo trattativa + energia trattativa + denaro per la trattativa + forza emotiva 

Quando il bilancio di una trattativa diventa alto, la trattativa in corso finisce. In particolare può terminare o con il semplice scioglimento delle sedute con nessun accordo oppure con concessioni generose di una delle parti.
Si ha, invece, un compromesso (o accordo win-win) solo se il guadagno raggiungibile dall’accordo è superiore al bilancio della trattativa.

Ad esempio se una trattativa dura molti mesi con decine di incontri ed il cui bilancio è monetizzabile in 2000€, si raggiunge un compromesso se entrambe le parti hanno molto più di 2000€ di vantaggio. Altrimenti o si hanno concessioni svantaggiose per una delle parti o l'accordo non si raggiunge.

Tipi di negoziatore 

E' possibile catalogare ogni negoziatore in 4 tipologie e indicare le relative contromisure:

• Negoziatore Immaturo - persona con atteggiamento aggressivo, e insicura -> occorre mostrare una supremazia emotiva, ad esempio fissandolo negli occhi, oppure minacciando di ricorrere ad una entità superiore.
• Negoziatore Timido - persona cortese e insicura -> è assolutamente sconsigliabile prevaricare; si consiglia di mantenere un piano razionale equilibrato.
• Negoziatore Arrogante - persona poco cortese, ma molto determinata -> oltre a mantenere la trattativa sul piano razionale, si può scegliere tra 3 alternative tattiche alternative: abbaiare quanto lui, mostrarsi pacati e parlare a bassa voce, oppure manovrare facendo aumentare il valore della proposta e contrattaccare.
• Negoziatore Razionale - persona razionale, cortese e decisa -> si può solo procedere sul piano razionale.

Atteggiamento da tenere

L’atteggiamento che si tiene durante la negoziazione risulta essere di particolare importanza, poiché, fermo restando che si deve sempre portare rispetto alla controparte, l’impostazione che si da alla trattativa influisce in modo diretto sul risultato. A tal riguardo è consigliabile:

• Porre particolare attenzione a non fissare negli occhi la controparte, per non accendere gli animi. Ad esempio uno sguardo di una frazione di secondo, ogni tanto, è sufficiente.
• Mostrare un atteggiamento indifferente, in modo da svalutare le proposte della controparte.
• In generale, non avere paura di dire “no” in modo deciso. Dice un proverbio:”con un si ti impicci e con un no ti spicci”.
• Fare molte domande. Eventualmente alle domande rispondere con contro-domande.
• Fare tante pause e parlare poco! Voler dimostrare qualcosa può venire letto come sintomo di insicurezza, per cui farlo il meno possibile.
• Sedersi comodi.

Passare al piano razionale

La negoziazione ha componenti emotive e razionali. In una trattativa condotta dall’emotività si possono commettere grossi errori, per cui è necessario passare sempre da una negoziazione trainata dall’emotività ad una di tipo razionale.
Alcune controparti potrebbero avere interesse a mantenersi su un piano emotivo per sfruttare gli errori che potrebbero compiersi. Per fare ciò potrebbe agire sulle corde emotive che ognuno ha, come ad esempio: compassione, paura, avidità, sesso, senso del dovere, curiosità, amor proprio.
L’importante è far capire alla controparte che si è capito che lui sta cercando di portare la trattativa sul piano emotivo e che dall’altra parte c’è una persona preparata e razionale.
Si può, quindi, rispondere a tali attacchi sul piano emotivo, con delle contromisure che tendono a far rientrare l’attacco e a rimanere sul piano nazionale:
1 - Riconoscere l’attacco. Per farlo è necessario conoscere bene se stessi.
2 - Schivare l’attacco con una pausa, o uscendo dal luogo di incontro con una scusa o spostando l’attenzione con uno stratagemma (ad esempio una telefonata) oppure più elegantemente con una frase filosofica o un aforisma; oppure, se opportuno, usare “eee?”.
3 - Rispondere all’attacco con uno dei seguenti metodi:

• Domandando il perché ha detto quella determinata cosa (ad esempio “Quale è il fine … ?”), oppure cosa l’interlocutore consiglia in merito.
• Se opportuno, a meno che non sia una offesa personale, simulare di concordare per entrare in sintonia.
• Se opportuno, dire un complimento sincero per scardinare l’attacco.
• In caso di attacco personale, occorre negare e ribaltare dicendo “NO! al contrario. La nostra azienda è….”. Se necessario, ripeterlo 3 volte.
• In casi estremi, rimandare la trattativa.

4 - Spostare sulla trattativa. Successivamente far notare che ci si è spostati dall’argomento della trattativa; ad esempio: “Ciò non è costruttivo ai fini dell’incontro. Riprendiamo…”, oppure con “Ci siamo persi. Riprendiamo il discorso…”.

Persuasione

Convincere in modo razionale la controparte può essere complicato. Però si possono attuare una o più delle seguenti 5 tattiche di convincimento:

• Nella proposizione di un elenco di 3 offerte, partire sempre dalla più svantaggiosa. Conviene attendere un pò prima di enunciare la più vantaggiosa.
• Dire un rapido “si” all’inizio, seguito dalla comparsa di ostacoli (ad esempio un “però”) può illudere la controparte, facendola essere speranzosa di un accordo e quindi più vulnerabile.
• Farsi referenziare da altri. In questa maniera si utilizza il “fanno tutti così” ovvero l’emulazione nei confronti di altri.
• Sottolineare che si può dire di “no” alla proposta per stimolare lo “spirito di contraddizione”.
• Fare regali sinceri, con la speranza di stimolare il senso di gratitudine.

Regole consigliate

Riassumendo, le regole principali a cui attenersi in una negoziazione sono:

• Prima dell’incontro: raccogliere informazioni sulla controparte, definire gli obiettivi, definire tempi e luoghi degli incontri, capire cosa fare se l’accordo è favorevole e cosa se è sfavorevole.
• Inoltre, prima dell’incontro, crearsi un ventaglio di benefici significativi possibili derivanti dall’accordo e attribuirgli il relativo vantaggio economico, in modo da sapere sempre fino a dove ci si può muovere. Costruire, quindi, una "trincea degli interessi", stabilendo: una “posizione desiderata” (aggiungendo all’interesse principale tutti i benefici significativi secondari), una “posizione dichiarata” (leggermente superiore alla precedente). La negoziazione, in termini economici, si dovrà mantenere quindi tra la posizione dichiarata e quella desiderata.
• Fare il più possibile silenzio e ascoltare con attenzione; il silenzio è d’oro!
• Fare domande e nel caso l’interlocutore faccia lo stesso, fare contro-domande. Chi domanda si pone sempre su una posizione di vantaggio.
• Non focalizzarsi sul passato, come ad esempio errori o omissioni, poiché potrebbe bloccare la trattativa.
• Svalutare quanto è più possibile la proposta della controparte, adducendone scarso valore per se
• Non avere mai fretta di concludere un accordo; chi ha più tempo a disposizione ha sempre un vantaggio.
• Dare sempre l’impressione di non essere propenso al rischio, sia di indole personale e sia come strategia dell’organizzazione.
• Evitare di spostare la trattativa sul piano personale, poiché può inasprirla e farla saltare.
• Non conviene arroccarsi su posizioni irraggiungibili sulla base delle proprie ambizioni, poiché è infruttuoso.
• Aggiungere alla conclusione di ogni accordo sempre un pizzico di incertezza, in modo da far restare la controparte sempre sulle spine.
• In caso di accordo che può penalizzare la controparte è necessario creargli sempre una uscita onorevole, in modo da non esacerbare gli animi. Ciò anche in relazione a non creare eccessivo disagio nei rapporti della controparte negoziatrice con la sua organizzazione.
• Prestare particolare attenzione alla scrittura dell’accordo, poiché è frequente che vengano inserite delle clausole di dubbia interpretazione, che lasciano aperte libertà d’azione non concordate.

Per approfondimento:

L'A2C ha realizzato un breve videocorso sulla negoziazione, di cui questo video è l'introduzione. Per chi fosse interessato può contattarci a Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo. .

Bibliografia

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Per chi vuole ascoltare una sintesi dell'articolo sotto forma di podcast: